Tietosuojaseloste: Pyörä pakolaiselle -toiminta

1. REKISTERINPITÄJÄ

Pyöräliitto ry, y-tunnus 2662156-9

Iso Roobertinkatu 3-5 A 22, 00120 Helsinki

www.pyoraliitto.fi

pyoraliitto@pyoraliitto.fi

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Matti Koistinen

Iso Roobertinkatu 3-5 A 22, 00120 Helsinki

P. +358 44 2795588

matti.koistinen@pyoraliitto.fi

3. REKISTERIN NIMI

Pyöräliitto ry, Pyörä pakolaiselle -toiminnan osanottajarekisteri.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLISET PERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää jäsenrekisteriä yhdistyslain mukaisesti (yhdistyslaki 11§). Henkilötietojen käsittelyn yleiset edellytykset täyttyvät tietosuojalain 4§:n kohdan 1) mukaisesti.

Henkilötietoja käytetään yhteistyöhön liittyvien asioiden hoitamiseen, kuten tapahtumien järjestämiseen ja viestintään. Viestintään käytetään ensisijaisesti sähköpostia. Vaihtoehtoisia yhteystietoja käytetään vain silloin, kun henkilöä ei voida tavoittaa sähköpostitse. Annettuja tietoja käytetään tilastojen tuottamiseen, joita tarvitaan avustuksia myöntäville tahoille raportointiin ja toiminnan kehittämiseen. Tilastot tuotetaan niin, että niistä ei voida tunnistaa yksittäisiä henkilöitä. 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään liittymislomakkeella tai sähköpostitse (tietojen muutosilmoitukset). Rekisteriin kerätään myös tietojärjestelmien automaattisesti tuottamia tietoja, kuten lokitietoja.

Rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

  • Etunimi, sukunimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Osoitetiedot 
  • Kielitaito
  • Pyöräilytaito
  • Pyöräilijän pituus

Tietojärjestelmien tuottamat ja muut kerättävät tiedot

  • Liittymisajankohta
  • Kirjautumiseen ja tietojen muokkaamiseen liittyvät lokitiedot
  • Sivusto asettaa ainoastaan yhden evästeen, jonka avulla sisäinen analytiikka tunnistaa palaavat kävijät sekä sivukatselut. Muita evästeitä ei tallenneta.

6. TIETOTURVALLISUUS SEKÄ TIETOJEN SIJAINTI JA SÄILYTTÄMINEN

Rekisterin tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja rekisterit on suojattu asianmukaisesti ulkopuolisilta. Tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät vastuuhenkilöt, joilla on perusteltu tarve käsitellä tietoja heille annettujen tehtävien hoitamiseksi. Tietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Rekisteröidyn henkilön tiedot poistetaan pysyvästi viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun toiminta on päättynyt.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Tietoja säilytetään sähköisessä lomakepalvelussa Google Forms. Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

  1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
  2. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmän lokitiedostoihin.

Osallistujien tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle, mutta suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköposti- ja tekstiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.

Tietoja säilytetään myös Pyöräliitto ry:n sisäisissä järjestelmissä käsittelyä, yhteydenpitoa, tilastointia ja toiminnan ohjausta varten. 

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Tietoja voidaan luovuttaa toiminnassa mukana oleville henkilöille. Esimerkiksi pyörän lahjoittajan ja pyörää tarvitsevan yhteystiedot luovutetaan pyörää välittävälle vapaaehtoiselle. Muuten tietoja ei luovuteta muille osapuolille.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tarkastaa, pyytää korjaamaan ja pyytää poistamaan itseään koskevat tiedot sekä oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä. Pyyntö on esitettävä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle, jonka kanssa sovitaan tietojen käsittelytavasta niin, että kysyjän henkilöllisyys kyetään varmistamaan. Henkilötietojen käsittelypyynnössä tulee esittää nimi, täydelliset osoitetiedot sekä rekisterin nimi.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot toimitetaan koneluettavassa muodossa.

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle, mikäli tämä katsoo henkilötietojen käsittelyn olevan lainvastaista.